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Comment nettoyer et fiabiliser vos fichiers prospects ?

Comment nettoyer et fiabiliser vos fichiers prospects ?

  • #Prospection commerciale
Un fichier prospects est rarement figé dans le temps. Les entreprises évoluent, les interlocuteurs changent, certaines coordonnées deviennent obsolètes et les doublons peuvent rapidement...

Comment nettoyer et fiabiliser vos fichiers prospects ?

Un fichier prospects est rarement figé dans le temps. Les entreprises évoluent, les interlocuteurs changent, certaines coordonnées deviennent obsolètes et les doublons peuvent rapidement s’accumuler.

Avant de lancer une campagne de prospection, il est donc essentiel de vérifier la qualité de la base utilisée. Un fichier mal préparé peut faire perdre du temps aux équipes commerciales et réduire la pertinence des contacts réalisés.

Pourquoi nettoyer son fichier prospects ?

Nettoyer un fichier permet avant tout d’identifier les anomalies qui peuvent compliquer son exploitation.

Il peut s’agir de numéros de téléphone incorrects, d’adresses email mal renseignées, de raisons sociales écrites de plusieurs façons ou encore de fiches présentes plusieurs fois dans la base.

L’objectif n’est pas de chercher à obtenir un fichier « parfait », mais de disposer d’informations suffisamment fiables pour démarrer une campagne dans de bonnes conditions.

Identifier les erreurs avant de les corriger

Avant toute modification, il est préférable de commencer par analyser le fichier tel qu’il existe.

Certaines données peuvent être absentes, d’autres obsolètes ou simplement non vérifiées. Une entreprise peut par exemple avoir changé de nom, d’adresse ou d’activité sans que cela ait encore été mis à jour dans la base.

Il est également important de conserver une copie du fichier initial afin de pouvoir retracer les modifications effectuées.

Nettoyer, vérifier et qualifier les données

Le nettoyage consiste principalement à corriger les erreurs évidentes et à harmoniser les formats.

La vérification va plus loin : elle permet de contrôler qu’une information correspond toujours à la réalité.

L’enrichissement consiste quant à lui à compléter les informations manquantes, tandis que la qualification permet de déterminer si l’entreprise correspond réellement à la cible recherchée.

Ces étapes sont différentes mais complémentaires.

Une fiche peut être parfaitement propre d’un point de vue technique tout en étant peu pertinente pour une campagne commerciale.

Attention aux doublons

Le dédoublonnage peut sembler simple, mais il nécessite parfois une vérification manuelle.

Deux fiches portant le même nom ne correspondent pas forcément à la même entreprise. Un groupe peut posséder plusieurs établissements et plusieurs sociétés peuvent également partager des informations proches.

Lorsque l’identification n’est pas certaine, il est préférable de vérifier avant de fusionner ou de supprimer une ligne.

Cette logique permet d’éviter de perdre des informations utiles ou de regrouper par erreur deux entreprises différentes.

Maintenir son fichier dans le temps

Un fichier fiable aujourd’hui peut rapidement devenir obsolète.

Les entreprises ferment, déménagent ou changent d’activité. Les contacts évoluent également au sein des organisations.

La fiabilisation doit donc être pensée comme un processus continu.

Les retours des campagnes de prospection sont d’ailleurs particulièrement utiles pour mettre à jour les fichiers. Lorsqu’un téléopérateur identifie une information incorrecte, celle-ci peut être corrigée afin d’améliorer progressivement la qualité de la base.

Mieux préparer ses campagnes de prospection

La performance d’une campagne ne dépend pas uniquement du discours commercial.

Elle commence aussi par la qualité du fichier utilisé.

Un ciblage précis, des informations cohérentes et une base correctement entretenue permettent aux équipes de concentrer davantage leurs efforts sur les entreprises réellement pertinentes.

Chez Contact Media, nous accompagnons également les entreprises dans la préparation et l’exploitation de leurs fichiers de prospection afin de disposer de données adaptées à leurs objectifs commerciaux.

Découvrez nos solutions dédiées à la Data et aux fichiers marketing, ou contactez-nous pour étudier votre besoin.

Sources et repères

Les références ci-dessous sont fournies à la rédaction pour vérification et peuvent être retirées de la version publiée.